Handleiding Wet AVG voor gastouders

Vul onderstaande velden in om de handleiding wet AVG voor gastouders te kunnen downloaden.

Geef hier het email adres
De Mellebie mag contact met mij opnemen voor zaken t.a.v. gastouderopvang.

STAP 3 en 4: Gastouders en de nieuwe wet AVG?

Spread the love

Bij de andere artikelen die onlangs online verschenen heb je kunnen lezen hoe je bij stap 1 de gegevens in kaart heb gebracht en bij stap 2 de doeleinden heb vast gelegd van de gegevens die je verwerkt.

We gaan nu naar stap 3 en 4.

In totaal zijn er 7 stappen.

Ga hier naar stap 1

Ga hier naar stap 2

Stap 3: Hoe je klanten geïnformeerd worden.

Hierbij kan je denken aan het informeren over de gegevens die je verzamelt, waarom en hoe. Dit kan je mondeling doen, maar ik raad je aan om dit schriftelijk (per mail) te doen. Op deze manier weet je zeker dat je klanten hiervan op de hoogte zijn gesteld en heb je altijd een document waarin je terug kan verwijzen naar….

Denk bijvoorbeeld aan je huisregels waar je verschillende afspraken in vast gelegd hebt.

Vergeet niet om je website hierin te vernoemen als je gebruik maakt van een contact formulier. Bij je website is het belangrijk dat je je bezoekers alert maakt op het gebruik van cookies. Zorg dat je je bezoekers om toestemming vraagt om de gegevens te gebruiken.

Stap 4: Leg vast wie er daadwerkelijk werken met de gegevens die je verzamelt.

Als jij alleen gebruik maakt van deze gegevens dan zet je in je document, dat jij alleen toe gang hebt tot deze gegevens. In het geval van een calamiteit moet je hierin de gegevens van je achterwacht mee nemen. Mocht je weleens met collega’s een casus bepreken, dan kan dit wel, maar mag je geen namen gebruiken.

In het kort:

  • Informeer je klanten dat je gebruikt maakt van hun gegevens en waarom.
  • Vraag toestemming of je deze gegevens mag gebruiken.
  • Leg dit schriftelijk vast.
  • Maak op je website bezoekers alert en bewust dat zij gegevens achter laten.
  • Vraag toestemming om gebruik te maken van deze gegevens.
  • Vertel wie er gebruik maken van deze gegevens en waarom.

Dit zijn stap 3 en 4 op weg naar je persoonlijke document.

 

STAP 2: Gastouders en de nieuwe AVG wet?

Spread the love

Bij stap 1 heb je alle gegevens verzameld die je voor je opvang nodig hebt. Deze week gaan we uitleggen waarom, wat en hoe we deze gegevens gaan bewaren. Deze stap is belangrijk om zorgvuldig te beschrijven.

Ga hier naar stap 1

Stap 2: De doeleinden vastleggen van de persoonsgegevens die worden verwerkt

Doeleinden van de persoonsgegevens die door jou als gastouder worden verwerkt.

Behalve de wet AVG, zijn de wet op de kinderopvang en de privacy wet van toepassing. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor jij als gastouder persoonsgegevens vastlegt. Om die reden ga je als volgt om met persoonsgegevens:

Dossierplicht

Om het welbevinden van de kinderen te waarborgen houden gastouders een dossier bij van de kinderen en de gegevens van de ouders en verzorgers. Denk hierbij aan observaties van de kinderen in de opvang, het intake formulier, de evaluaties van de ouders en het contract tussen de vraagouder en gastouder. Deze lopende zaken worden op de ……………….bewaard middels een afgesloten ruimte. (Vul hier het adres in waar deze documenten worden bewaard).

Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van dossiers is voor de belastingdienst 7 jaar na het beëindigen van de overeenkomsten.

 Beroepsgeheim

Voor jou als gastouder is er een geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat er geen informatie aan derde wordt verstrekt, mits dit de belastingdienst of gemeente (GGD) betreft. Zij moeten duidelijk laten weten wie ze zijn door zich te legitimeren. Telefonisch informatie verstrekken zou ik afraden, omdat je als gastouder nooit kan weten wie je belt.

Minderjarigen

Ouders hebben recht op informatie en inzage in de gegevens die je als gastouder bewaard. Hou hier rekening mee als je informatie vast legt.

Er zijn nog meer doeleinden waarom je bepaalde gegevens bewaard

 Nog meer doelen aan het dossier toevoegen:

  1. Voldoen aan de wet- kinderopvang
  2. Voldoen aan de continue screening
  3. Voldoen aan het personen register kinderopvang
  4. Voldoen aan het uitvoeringsbeleid van Gastouderbureau De Mellebie

In het kort:

  • Voor ieder kind in de opvang heb je een dossier waarin je de volgende gegevens bewaard. Contract, persoonsgegevens, intakeformulier met bijzondere gegevens, observaties, evaluaties.
  • Deze gegevens bewaar je zorgvuldig en je vertelt duidelijk waar, wat en hoe.
  • Je vertelt hoe lang je deze gegevens bewaard.
  • Als gastouder heb je een beroepsgeheim en dien je je te houden aan de privacy wet en de AVG wet.
  • Ouders en verzorgers hebben altijd het recht om de informatie over het kind in te zien.
  • Als gastouder heb je te maken met de wet kinderopvang, personenregister kinderopvang en het uitvoeringsbeleid van het gastouderbureau.

Dit was stap 2 van de wet AVG met als doel om een persoonlijke plan te schrijven.

 

Gastouders en de wet AVG

Spread the love

Vanaf 25 Mei is de nieuwe wet algemene verordening persoon gegevens (AVG) van toepassing. Wat betekent dit voor jou als gastouder.

Deze wet vertelt in het kort dat je niet meer persoonsgegevens mag bewaren dan noodzakelijk is. De gegevens die je bewaart moet je goed kunnen verantwoorden middels een schriftelijk document waarin je beschrijft welke gegevens je bewaart van jou vraagouders en kinderen. En wat je hiermee doet.

Daarin zijn twee soorten gegevens te onderscheiden, persoonlijke gegevens, en  bijzondere gegevens. De bijzondere gegevens mag je alleen vragen als je deze voor een officiële instantie of wet nodig hebt, of als je iemand moet uitbetalen. Denk hierbij aan een BSN- nummer of rekeningnummer. Als gastouder heb je deze gegevens niet nodig wat het allemaal weer wat makkelijker maakt.

Als gastouder maak je vaak gebruik van een website en op deze website moet je een privacy verklaring hebben. Een privacyverklaring is niet meer dan een beschrijving waarin je de bezoekers vertelt wat voor informatie je op de website hebt staan en welke gegevens je verzamelt. Dit klinkt heftig maar valt mee.

Dus in het kort:

  • De gegevens die je verzamelt van je klanten moet je goed kunnen onderbouwen.
  • Het mogen niet meer gegevens zijn dan noodzakelijk is.
  • Deze beschrijf je middels een document.
  • Op je website heb je een privacy document waarin je beschrijft welke informatie je verzamelt en waarom.
  • Vraag je klant om toestemming om informatie toe te sturen via het emailadres.

De komende weken  zullen wij meer informatie geven omtrent de AVG wet, zodat jij uiteindelijk je eigen document kan schrijven.